yOS Tour 2015 à Genève

yOS Tour 2015 à Genève

Ce lundi nous étions à l'étape Genevoise de l'yOS Tour 2015. Un évènement résolument centré sur les usages et l'adoption de SharePoint / O365 (peu ou pas entendu parler de Yammer). Voici un petit compte rendu des sessions auxquelles j'ai pu assister.

http://www.yos-tour.com/1-yos-day-a-geneve-le-13-avril-2015/

Et si on adoptait enfin nos espaces collaboratifs - Mylène Dumon

TAGS : gouvernance, adoption, offre de service, formation

4 points essentiels pour mettre en oeuvre une gouvernance lors d'un projet SharePoint :

  • Besoin
  • Formation
  • Communication
  • Roadmap du service

La réussite de projet collaboratifs passe par le fait d'identifier :

  • Des utilisateurs clé qui vont valider ou non la réponse au besoin et qui vont pouvoir guider l'IT
  • Des sponsors : l'exemplarité est importante !
  • Les freins et les leviers dans l'entreprise

Il faut harmoniser la présentation et la structuraiton du contenu afin que l'utilisateur ne soit pas perdu lorsqu'il navigue d'un site à l'autre. Il faut viser au plus simple et se lancer rapidement.

Concernant l'adoption, voici quelques tips :

  • Créer un showroom : site de base avec les fonctions clés, celui-ci peut être utilisé dans chaque présentation / formation -> il devra évoluer avec l'offre de services
  • Travailler avec un groupe restreint d'utilisateurs en mode agile
  • Définir un modèle de site, le déployer rapidement, itérer
  • Passer par les sponsors pour la communication avec les utilisateurs finaux
  • Organiser des petits déjeunés ou "corner coffee" -> créer de la proximité avec les utilisateurs

En ce qui concerne les formations :

  • Présentiel : ce qui fonctionne le mieux
  • Self-training : quick-cards (page recto verso qui explique simplement une fonction précise) + bien définir et identifier le chemin de progression
  • Awarness : une matinée pour comprendre comment collaborer + 30 min pour comprendre (sur l'heure de pause déjeuner par exemple, présentation bréve et très simpliste sur un sujet précis)

Le plus important consiste en une régularité dans les actions, ne pas tout focaliser sur le lancement du projet, il faut entretenir cette adoption.

Il existe 2 types d'offre de service :

  • Service en ligne :
    • création de site en libre-service (basé sur des modèles)
    • avantages : configuration par le demandeur / Autonomie de l'utilisateur
    • inconvénients : pas de support direct + modele de site simple
  • Service à la demande :
    • Equipe plus complexe
    • Etude des besoin liés à la demande
    • Formation des demandeurs
    • Création de sites personnalisés

Les étapes : 

  • Préparation
    • SLA
    • gouvernance
  • Déploiement
    • Communication
    • formation
  • Rationalisation après 1 an
    • Quels sont les principaux usages ?
    • Quelles nouvelles fonctions ?
    • Nouveaux usecase ?

Il faut considérer l'image de marque de SharePoint en interne. Ne pas hésiter à renommer l'outil si celui-ci à mauvaise réputation.

 

Protéger vos données à demeure avec Microsoft RMS - Joris Faure

TAGS : DLP, RMS, DRM, Azure RM.

Offre Microsoft :

  • Gestion des identités : ForeFront Identtity Manager qui devient Microsoft Identity manager
  • Acces distants : Forefront UAG -> discontinué
  • Protection des documents : AD RMS
  • Fédérations d'identités : ADFS

Il ne faut pas confondre :

DRM (Digital Right Management) : signature numérique du document via ADRMS

et

DLP(Data Loss Prévention) : consiste à monitorer les évènements infrastructure (Ex : interdire la copie sur une clé USB)

 

AD RMS offre les possibilités suivantes :

  • Chiffrement des données
  • Transport du droit d'usage au sein du document
  • Protège les fuites d'information (ne les empêche pas) volontaires ou accidentelles. Le plus souvent les fuites sont involontaires.
  • Basé sur les politiques de sécurité
    • AD pour identités et groupes
    • Intégration à :
      • SharePoint
      • Exchange
      • FCI
      • Etc.

L'offre RMS Microsoft est constituée des 2 outils suivants :

  • AD RMS onPremise
  • Azure RM online

Les différences entre ces 2 offres sont visibles dans un tableau récapitulatif des slides de cette session. AD RMS ne permet de gérer que des fichiers office et PDF Azure RM utilise pFile qui permet d'encapsuler le document dans une protection supérieure offrant la compatibilité avec de nombreux types de fichiers.

Afin d'enrichir ces offres des outils tels que Gigatrust permettent de :

  • Partager des documents avec des partenaires dans le cas d'AD RMS
  • d'empêcher les captures d'écran (ce que ne fait pas AD RMS)

AD RMS fonctionne de la manière suivante avec SharePoint :

  • l'outil récupère les droits associés à SharePoint
  • Le document est encrypté au moment du téléchargement depuis sharepoint, le doc n'est pas encrypté sur le serveur ce qui n'est pas le cas d'un filesystem sur lequel tous les documents compatibles doivent être encryptés.

Le déploiement d'AD RMS reste complexe et peu répandu en Europe de l'Ouest (en général les clients le font suite à un problème de fuite de données). Mais Azure RM facilitant la mise en œuvre, il y a plus de demandes actuellement.

La complexité d'ADRMS concerne notamment le fait d'échanger des documents avec des partenaires, il faut identifier ceux-ci au préalable et passer par un certain nombre d'étapes techniques.

Concernant la consultation d'un document offline :

  • On peut définir sa durée de vie (par exemple : l'utilisateur ne pourra plus consulter le document 3 jours après son téléchargement ou il devra se connecter au serveur RMS et donc à son réseau interne à chaque consultation)
  • Le token de consultation d'un document est généré par le couple Utilisateur/Machine.
  • Si un document est copié sur un autre support que la machine, l'utilisateur devra alors se réauthentifier pour consulter le document.

Avec la solution AD RMS il est possible d'utiliser des boitiers HSM pour stocker les clé de chiffrement (couche supplémentaire de sécurité), dans le cas d'Azure RM c'est Microsoft qui héberge cette clé, ce qui est frein majeur pour bon nombre de clients potentiels.

Afin de mettre en œuvre AD RMS avec SharePoint il faut considérer les points suivants :

  • Installer un serveur RMS qui implique des coûts de licence
  • Saisir l'adresse de ce serveur dans l'administration de SharePoint (valable de 2007 à 2013)
  • Il faut ensuite configurer chaque bibliothèque de document. Dans le cas où elles seraient trop nombreuse il est possible de scripter cette configuration.
  • Une fois la sécurité appliquée, l'utilisateur télécharge le document et ne peut l'ouvrir qu'avec un client supportant ce type de technologie, à savoir Office.
  • Dans le cas d'une consultation sur un device mobile ou pour tout autre type de fichier il faut utiliser RMS Sharing App 
  • Dans le cas de fichiers PDF il existe Foxit reader qui supporte également RMS  


Cas d’usages et retour d’expérience chez un grand client d’une solution pour favoriser l’adoption - Patrick Guimonet et Yoan Topenot

TAGS : adoption, Office 365, Harmon.ie, Outlook.

Lors de cette session les speakers nous proposent un retour d'expérience sur le déploiement d'Office 365 pour un client ayant 20 000 utilisateurs.

Pour commencer il a fallu procéder à une analyse des usages existants au travers d'interviews de personnes de différentes directions.

DSI et secrétariat / laboratoire / AO / qualité:

  • Mode d'échange de documents = PJ email / dossiers partagés
  • Espaces partagés = peu utilisé ou inutilisé
  • Mes documents = très utilisé à inutilisé selon les services
  • Fonctions particulières :
    • Génération de PDF
    • Gestion des versions
  • Besoins :
    • Recherche avancée
    • Recherche d'emails
    • Copie déconnectée pour travail à distance 

Les 3 usecases majeurs suivants ont été identifiés :

  1. Réponse à AO :
    1. Ajout de documents reçus par emails dans une arborescence
    2. Trouver la dernière version des documents de réponse pour envoi par email au client
    3. Réutilisation de documents comparables d'un AO précédent
  2. Gestion du budget
    1. Versionning très important
    2. Echanges emails avec PJ uniquement
  3. Dossier de laboratoire

Pour répondre à ces cas d'usage le plugin Outlook Harmon.ie a été déployé de manière centralisée pour les utilisateurs ciblés.

Cet outil offre les fonctions suivantes (entre autres) :

  • Possibilité de glisser déposer un document vers un emplacement SharePoint prédéfini (ou de sélectionner celui-ci)
  • Saisir les métadonnées obligatoires associées au document directement depuis Outlook
  • Affichage d'un fil d'ariane navigable jusque l'emplacement du document
  • Possibilité d'afficher tous les documents d'une bibliothèque
  • Téléchargement d'emails directement dans une bibliothèque SharePoint et récupération automatique des métadonnées de celui-ci (objet - expéditeur - date etc.)
  • Affichage des versions des documents + toutes les fonctions majeures de gestions documentaire SharePoint

Les outils fourni par Harmon.ie tels que ce plugin Outlook + une application mobile native sur tous les OS mobiles permettent une bien meilleure adoption de SharePoint. En effet les utilisateurs continuent à fonctionner comme ils en avaient l'habitude sur Outlook et on répond à leurs problèmatiques de mobilité. 

 

 

Découvrez le triple saut vers le travail collaboratif - Maximilien Chayriguès

TAGS : Adoption, adoption, adoption, viralité.

Le discours du speaker est basé sur un ensemble de retours d'expérience concrets.

IL NE FAUT NE PAS COMMENCER PAR REMPALCER L'EXISTANT.

Il est préférable de :

  • Trouver des éléments différenciant
  • Proposer une nouvelle offre
 
Pensez systématiquement à la Loi de Gall :

Un système complexe qui fonctionne est un système simple qui a évolué
Loi de Gall

Principaux risques d'échec :

  • 4 modèles de sites collaboratifs différents -> il n'en faut qu'un voire deux !
  • Commencer par le site collaboratif de la DSI : la DSI est toujours une exception à traiter à part, ils veulent très souvent du spécifique et des fonctions avancées.
  • Ne pas forcément commencer par former les utilisateurs. Si on fait simple pas besoin il faut compter sur une viralité.

Le triple saut :

  • Donner envie :
    • Faire la promotion de l'outil
    • Créer du buzz
  • En faire la référence du collaboratif : Il faut passer devant la concurrence sur le marché interne (dropbox, fileshare, etc.)
  • Automatiser les processus métier

Pour une meilleure adoption il faut au maximum s'éloigner de la technique !!

Exemple de formation des super utilisateurs :

  • 1/3 de journée sur la technique
  • 1/3 focalisés sur les enjeux du projet
  • 1/3 permettant d'expliquer comment fédérer ses utilisateurs et travailler en collaboration.

Démocratiser l'animation de sites collaboratifs :

  • MOOC SharePoint (massive open online courses) dans le cas de centaines de super utilisateurs à former par mois
  • Vidéo avec présentateur + exercices
  • Webinar avec animateur
  • Communauté d'entraide
  • 90% des animateurs de communauté considèrent que le présentiel n'est plus utile
  • ROI en moins d'un an.

Nous sommes ici très loin d'un discours "classique" concernant la mise en oeuvre d'un projet SharePoint. Un renouveau dans l'approche qui semb le vraiment porter ses fruits et qu'il faut considérer !

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